Việc biết cách sử dụng Excel thành thạo với những người mới là điều cần thời gian để rèn luyện. Tuy nhiên có thể chỉ cần biết một số thao tác và chức năng cơ bản của Excel là đã có thể thực hiện nhiều công việc văn phòng cần thiết.
Excel là một trong những công cụ làm việc với bảng tính thông dụng nhất hiện nay. Nếu những ai mới bắt đầu sử dụng công cụ này thì những hướng dẫn dưới đây của mstrp.com đảm bảo sẽ rất hữu ích với các bạn.
Cách sử dụng Excel thành thạo cho người mới
Trước tiên, các bạn mới cần phải làm quen với giao diện và các thành phần có trong bảng tính Excel. Bên cạnh đó là các tác vụ như mở bảng tính, lưu bảng tính, các phím tắt thông dụng và những công thức thường dùng nhất trong Excel.
Để các bạn dễ nắm được kiến thức, chúng tôi sẽ nêu rõ từng phần và có thể có thêm một vài ví dụ. Các bạn nên vừa theo dõi vừa tự thực hành trên máy của mình để nhớ bài lâu hơn nhé!
Mời bạn tham khảo các bài viết hấp dẫn khác như: Những trung tâm dạy tiếng Nhật tốt nhất, Khóa học điện tử cơ bản cho người mới, Giới thiệu phần mềm Corel và Photoshop.
Mở bảng tính Excel
Tuy đây là thao tác đơn giản nhưng với những ai mới sử dụng Excel thì có thể gặp chút khó khăn. Vì thế chúng tôi sẽ đưa vào nội dung bài viết để hướng dẫn cho các bạn, chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Windows ở góc dưới bên trái màn hình máy tính → Cuộn xuống dưới để tìm biểu tượng Excel
Bước 2: Bạn chọn Blank Workbook để mở một trang Excel hoàn toàn mới. Bên cạnh đó bạn cũng có thể lựa chọn các mẫu khác do Excel gợi ý ở bên cạnh.
Ngoài ra, nếu bạn muốn mở những bảng tính đã từng làm việc rồi thì có thể chọn Open Other Workbooks.
Bước 3: Giao diện trang tính của Excel đã hiện ra, đây là không gian dùng để làm việc và chỉnh sửa.
Phân biệt Excel Workbook và Excel Worksheet
Nói một cách dễ hiểu thì Excel Workbook là nơi chứa các Excel Worksheet. Mỗi Excel Workbook thường được lưu dưới dạng file có đuôi .xlsx hoặc .xls, chúng sẽ chứa nhiều Excel Worksheet bên trong.
Chúng ta thường hiểu nôm na mỗi Excel Worksheet là một trang và gọi tắt chúng là Sheet. Điều này tương tự như các trang trong một file Word.
Mỗi Sheet thường được phân biệt theo số thứ tự, bạn có thể tìm thấy chúng ở dưới bảng tính với các tên “Sheet 1”, “Sheet 2”,… Trong quá trình làm việc, bạn hoàn toàn có thể đổi tên chúng theo ý muốn của bản thân.
Ruy băng Excel
Để biết cách sử dụng Excel thành thạo thì việc hiểu rõ ruy băng Excel là điều rất quan trọng. Đây là thành phần giúp chúng ta sử dụng các chức năng của Excel một cách dễ dàng.
Vị trí của ruy băng này nằm ở phần đầu bảng tính Excel và nằm ngay dưới thanh tiêu đề của trang tính. Trên ruy băng là các thẻ công cụ của Excel và lần lượt có các chức năng sau:
- Tab File: Thường được dùng để thực hiện các thao tác trên tệp hiện có như lưu, in, chia sẻ,… hoặc để mở một tệp mới
- Tab Home : Có chức năng sao chép, cắt hoặc dán các ô và định dạng cho dữ liệu trong bảng tính
- Tab Insert: chèn hình ảnh, biểu đồ, bộ lọc, siêu liên kết, v.v.
- Tab Page Layout: Phục vụ cho việc chuẩn bị bảng tính Excel để in hoặc xuất dữ liệu
- Tab Formulas: có các chức năng chèn, xác định tên, tạo phạm vi tên, xem lại công thức,…
- Tab Data: dùng để lấy dữ liệu bên ngoài, sắp xếp bộ lọc và nhóm dữ liệu hiện có,…
- Tab Review: thường được dùng với chức năng chèn nhận xét, bảo vệ tài liệu, kiểm tra chính tả, theo dõi các thay đổi,…
- Tab View: dùng để tùy chỉnh các chế độ xem của Trang tính, giúp bạn xem dữ liệu dễ dàng hơn
Lưu bảng tính Excel
Có hai trường hợp sẽ xảy ra:
Trường hợp 1: Tệp đã được lưu trước đó
Đây là trường hợp khi tệp bạn đang làm việc đã từng được lưu trong máy. Vì thế khi làm xong thì bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S hoặc nhấn biểu tượng Save
Trường hợp 2: Tệp được lưu lần đầu tiên
Với những trang tính mà bạn lần đầu tạo và làm việc, cách lưu sẽ phải qua nhiều bước hơn:
- Nhấn Ctrl + Shift + S hoặc chọn tab File → chọn tiếp Save As
- Chọn nút Browse và chọn vị trí trên máy mà bạn muốn lưu tệp
- Trong hộp thoại File name, nhập tên cho file Excel Workbook mới của bạn
- Bước 4: Nhấn Save để lưu
Một số hàm cơ bản trong Excel
Làm việc với bảng tính Excel tức là bạn phải tính toán dựa trên các phép toán cộng trừ nhân chia. Tuy nhiên công thức được nhập vào các ô sẽ hơi khác với thực tế.
Ví dụ: Để tính tổng của 4 và 5, bạn nhập vào ô muốn hiện kết quả trên bảng tính công thức =4+5, sau đó nhấn Enter.
Mọi công thức tính toán trong Excel đều bắt đầu bằng dấu “=”. Tuy nhiên, với một số phép tính phức tạp thì bạn bắt buộc phải sử dụng đến các “hàm”. Dưới đây là các hàm thông dụng nhất trong Excel và chức năng của chúng:
- Hàm SUM: Hàm tính tổng, giúp bạn cộng các con số lại với nhau một cách nhanh chóng
- Hàm AVERAGE: Hàm tính giá trị trung bình.
- Hàm MIN, MAX: Hàm tính giá trị lớn nhất và giá trị nhỏ nhất.
- Hàm IF: Hàm này giúp bạn kiểm tra các điều kiện, các giá trị đúng sai sẽ được hiển thị theo điều kiện mà bạn đặt trong công thức
- Hàm COUNT: Hàm đếm, giúp bạn không cần phải đếm các ô, cột, hàng, dữ liệu,… theo cách thủ công.
- Hàm COUNTBLANK: Dùng để đếm các ô trống.
Qua bài viết, chuyên mục khóa học – mstrp.com đã hướng dẫn cách sử dụng Excel thành thạo cho người mới. Hy vọng những bạn mới bắt đầu làm quen với bảng tính đã nắm rõ những thành phần cũng như các thao tác cơ bản khi làm việc trên Excel.