2 cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản và nhanh chóng nhất mà các bạn nên biết khi làm việc với dữ liệu có trên Excel. Theo đó sẽ là chi tiết từng bước cụ thể nhất để các bạn có thể theo dõi và thực hiện sàng lọc dữ liệu bên trong Excel.
Mstrp.com xin được chào đón các bạn đến với nội dung tổng hợp về cách lọc dữ liệu trong Excel sao cho vừa đơn giản nhưng lại vừa hiệu quả. Với tổng quan nội dung sẽ bao gồm 2 cách chính để các bạn có thể tự do sàng lọc dữ liệu bên trong Excel tùy theo nhu cầu cá nhân, chi tiết cụ thể xin mời các bạn cùng đón xem.
Vì sao cần lọc dữ liệu trong Excel?
Trước khi chúng ta cùng đồng hành đến với những hướng dẫn chi tiết về cách để lọc dữ liệu trong Excel, vậy các bạn có biết vì sao chúng ta cần phải làm hành động này? Theo đó những lý do cụ thể có thể kể ra như:
- Tối ưu hóa dữ liệu cần dùng.
- Để dễ dàng quan sát, sử dụng cho các mục đích khác.
- Đảm bảo tính chính xác, minh bạch của dữ liệu đã nhập.
- Tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho các công việc cần sử dụng đến dữ liệu.
- Dễ dàng để kiểm tra dữ liệu hơn.
Thông tin các nội dung khác mà có thể các bạn quan tâm: 5 cách tính tổng trong Excel, Khôi phục layer bị ẩn trong Photoshop, 5 cách làm khoai tây chiên giòn,…
Lọc dữ liệu trong Excel bằng công cụ Filter
Đầu tiên và đơn giản nhất để lọc dữ liệu trong Excel đó là thông qua bộ công cụ Filter có sẵn được chính Excel hỗ trợ, theo đó để sử dụng các bạn hãy làm theo những chỉ dẫn sau đây:
- Bước 1: Giữ chuột và kéo chọn vùng chứa dữ liệu mà các bạn muốn sàng lọc.
- Bước 2: Tìm kiếm mục Sort & Filter trên thanh công cụ.
- Bước 3: Lựa chọn mục Filter.
Như vậy các bạn đã hoàn thành việc sàng lọc dữ liệu trong Excel thông qua 3 bước đơn giản qua việc sử dụng công cụ Filter có sẵn tại Excel. Trong trường hợp các bạn muốn thay đổi những nội dung hoặc cách lọc hãy làm theo chỉ dẫn sau:
- Bước 1: Nhấn chọn phím mũi tên mở rộng tại vùng dữ liệu vừa chọn.
- Bước 2: Lựa chọn lại thứ tự lọc tại mục Sort A to Z hoặc Sort Z to A.
- Bước 3: Lựa chọn cách lọc qua màu sắc tại mục Sort by Color.
- Bước 4: Lựa chọn lại những dữ liệu muốn lọc qua các mục chọn.
- Bước 5: Nhấn OK.
Chú ý các bạn cũng có thể hủy chọn những dữ liệu đã lọc thông qua phần mở rộng này tại mục Clear Filter From “Nội dung các bạn muốn lọc”.
Lọc dữ liệu trong Excel bằng hàm Filter
Bên cạnh việc các bạn sàng lọc dữ liệu trong Excel thông qua công cụ Filter sẵn có các bạn cũng có thể sàng lọc trực tiếp thông qua hàm Filter với cùng chức năng. Để sử dụng các bạn hãy làm theo những chỉ dẫn sau đây:
- Bước 1: Lựa chọn một vùng trống bên cạnh dữ liệu cần lọc.
- Bước 2: Nhập vào công thức = FILTER(array,include,[if_empty])
- Bước 3: Giữ chuột và kéo chọn vùng chứa dữ liệu mà các bạn muốn sàng lọc.
- Bước 4: Nhấn Enter.
Trong công thức được đề cập phía trên array chính là phạm vi ô chứa dữ liệu mà các bạn muốn lọc, include chính là điều kiện mà các muốn sử dụng để lọc. Sau cùng [if_empty] là điều kiện nếu không có kết quả sẽ trả về giá trị các bạn muốn, không nhất thiết phải nhập.
Lưu ý rằng với cách lọc này các bạn sẽ chỉ lọc lại những nội dung đã có theo một điều kiện đã có sẵn mà các bạn thiết lập từ đầu.
Lọc khi có dữ liệu bị trùng trong Excel
Tiếp theo đây sẽ là hướng dẫn để các bạn có thể lọc khi có dữ liệu bị trùng trong Excel, để thực hiện các bạn hãy làm theo chỉ dẫn sau đây:
- Bước 1: Giữ chuột và kéo chọn vùng chứa dữ liệu mà các bạn muốn sàng lọc.
- Bước 2: Tìm kiếm mục Remove Duplicates tại mục Data Tools trên thanh công cụ.
- Bước 3: Tại hộp thoại vừa hiện lên các bạn hãy chọn những dữ liệu muốn lọc hoặc chọn tất cả thông qua nút Select All.
- Bước 4: Nhấn OK.
Xin lưu ý đối với những phiên bản Microsoft Excel khác nhau sẽ có những thay đổi khác nhau về tên chức năng lẫn cách thức thực hiện nhưng không đáng kể.
Thông tin kể trên cũng là hồi kết cho toàn bộ nội dung của chúng ta về 2 cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản và nhanh chóng nhất. Sau cùng hy vọng những thông tin này sẽ có ích cho các bạn và cũng hy vọng chúng ta sẽ còn gặp lại trong những nội dung khác tại chuyên mục kiến thức.